Biuro rachunkowe Eureca obsługuje klientów, dla których sprawny termin zamknięcia ksiąg i klarowność danych finansowo-księgowych są kluczowe..

W miarę rozwoju firmy zespół księgowych potrzebował coraz lepszych narzędzi, które pozwolą jednocześnie zachować precyzję, spójność danych i elastyczność dla różnorodnych struktur klientów. Praca w modelu rozproszonym, z dokumentami w różnych formatach i źródłach, skutkowała trudnością w zachowaniu porządku, spójnego systemu kontroli wewnętrznej, opóźnieniami i koniecznością powtarzania wielu czynności.

Kluczowym wyzwaniem, stanowiącym remedium wobec w/w problematyki, była konieczność wdrożenia zunifikowanego planu kont oraz wymiarów analitycznych. Dzięki temu:

• zapisy z wielu firm mogą być użyte wg jednolitego standardu do budowania spójnych raportów zarządczych i zestawień kosztowych,

• zespół księgowych posługuje się tym samym językiem merytorycznym co ułatwia sprawność systemu kontroli wewnętrznej oraz zastępowalność.

Brak standaryzacji w obsłudze różnego rodzaju faktur, złożonych procesów biznesowych czy walidacji poprawności dekretacji wymagały przejścia ze standardowych modeli pracy na nowoczesne, oparte o workflow i cyfrową wymianę informacji - stąd wybór enova365.

Wspólnie z Eureką zaprojektowaliśmy plan kont bazujący na kodach PKD, branżach i segmentach klientów. Kluczem było powiązanie kont z kategoriami kosztowymi w sposób uniwersalny i logiczny, umożliwiający analizę niezależnie od specyfiki branży. 

Wdrożono zestaw cech i wymiarów analitycznych, takich jak "Projekt", "Dział", "Rodzaj kosztu", "Kontrahent", "Centrum kosztów" i wiele innych. Pozwoliło to na tworzenie rozbudowanej, ale stabilnej struktury danych, w której wszystkie księgowania spływają do tabeli faktów z określonymi wymiarami. Księgowi uzyskali możliwość filtrowania danych na dowolnym poziomie szczegółowości, bez potrzeby angażowania działu IT. 

System workflow egzekwuje reguły przekazywania dokumentów (np. wymagalność opisu, kodu projektu, źródła finansowania, wielu innych elementów wymaganych potrzebami rachunkowości zarządczej, a także szeregu wymiarów wymaganych przez system kontroli wewnętrznej dla celów fiskalnych). Każdy krok ma przypisaną odpowiedzialność, termin i status – eliminując ryzyko „porzuconych” dokumentów. Każdy z nich trafia do skrzynki zadaniowej z jasno zdefiniowanymi krokami: od OCR, przez dekretację, po akceptację i finalizację.

Dodano funkcjonalność "asystent księgowego" jako dodatkowy komentarz lub uwaga do dekretu. Pomaga to w zachowaniu kontekstu i przekazywaniu informacji między osobami pracującymi nad dokumentem. Ma to bardzo duże znaczenie przy dokumentowaniu księgowań w trybie pracy zdalnej całkowicie eliminującej pracę z tradycyjnymi segregatorami z dokumentacją. Jednym z ciekawszych wdrożonych rozwiązań jest także automatyczne liczenie rezerwy urlopowej, które gwarantuje brak zaskoczenia ewentualną koniecznością wypłaty ekwiwalentu urlopowego. 

Eureca wykorzystuje również SaldeoSMART jako narzędzie OCR do automatycznego rozpoznawania faktur. Oprogramowanie odciąża księgowych z monotonnych zadań: odczytuje dane, przypisuje statusy i kieruje dokumenty do odpowiednich osób. Pozwala również na łatwy i wygodny eksport danych. Zintegrowane z enova365, tworzy spójny cyfrowy ekosystem. Cały proces jest monitorowany i zautomatyzowany, co pozwala firmie rosnąć bez zwiększania liczby etatów. To technologia, która realnie wspiera rozwój biur rachunkowych. 

Eureca ocenia trwającą od 2018 roku współpracę jako przede wszystkim efektywną. Zdaniem Macieja Bieluszko kluczowe zalety kooperacji z READY TO RISE to szerokie know-how, doświadczenie biznesowe i wyobraźnia w tworzeniu nowych rozwiązań. Wśród plusów współwłaściciel Eureki wymienia także szybką responsywność zespołu, ciągłe poszukiwanie optymalizacji i transparentność rozliczeń.